建霖家居(603408):厦门建霖智慧家居股份有限公司董事会秘书工作制度
董事会秘书工作制度 二〇二六年八月 厦门建霖智慧家居股份有限公司 董事会秘书工作制度 第一章 总则 第一条为规范公司董事会秘书的工作职责和程序，促使董事会秘书更好地履行职责，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）、《中华人民共和国证券法》《上市公司董事会秘书监管规则》《上海证券交易所股票上市规则》《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号——规范运作》《厦门建霖智慧家居股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》）的有关规定，制定本制度。 第二条公司应当设立董事会秘书一名，作为公司与上海证券交易所之间的指定联络人。董事会秘书为公司高级管理人员，协助董事会履行职责，向董事会报告工作。 公司设立由董事会秘书分管的董事会办公室，为董事会秘书依法履职提供必要保障。 公司应当聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露等事务所负有的责任。 第三条董事会秘书对公司负有忠实和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。董事会秘书应当保守公司秘密，不得泄露内幕信息，不得从事内幕交易、操纵证券市场等行为。 第四条公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、高级管理人员及公司有关人员应当支持、配合董事会秘书的工作。 第五条董事会秘书负责公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中国证监会、证券交易所等之间的沟通联络，维持联络渠道的畅通。公司应当指派董事会秘书和代行董事会秘书职责的人员、证券事务代表负责与上海证券交易所联系，以公司名义办理信息披露、股票及其衍生品种变动管理等事务。 第二章 董事会秘书的聘任、解聘及任职资格 第六条董事会秘书由董事长提名，董事会提名与薪酬委员会对董事会秘书人选及其任职资格进行遴选、审核，并向董事会提出建议，经董事会聘任或解聘。 第七条董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验，需具备的任职资格为：（一）具有良好的职业道德和个人品质； （二）熟悉证券法律法规和规则； （三）具备财务、会计、审计、法律合规、金融从业或其他与履行董事会秘书职责相关的五年以上工作经验，或者取得法律职业资格证书并且具有五年以上工作经验，或者取得注册会计师证书并且具有五年以上工作经验； （四）有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书： 1、存在《公司法》等法律法规及其他规定，不得担任董事、高级管理人员的情形的； 2、被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的市场禁入措施，期限尚未届满； 3、被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员，期限尚未届满； 4、最近36个月内受到中国证监会行政处罚或者采取3次以上行政监督管理措施； 5、最近36个月内受到证券交易所公开谴责或者3次以上通报批评； 6、法律法规、上海证券交易所、《公司章程》认定不适合担任董事会秘书的其他情形。 公司聘任董事会秘书，应当就候选人符合本制度的任职要求作出说明，并予以披露。 证券事务代表的任职条件依据上述规定执行。 第八条董事会秘书被解聘或者辞职的，公司应当在六个月内完成董事会秘书的聘任工作。在董事会秘书空缺期间，应当由董事长代行董事会秘书职责。 第九条董事会秘书不得兼任总裁、分管经营业务的执行总裁或副总裁、财务负责人。董事会秘书兼任公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务的职责，确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。 董事会秘书应当持续加强证券法律法规及证券交易所业务规则的学习，不断提高履职能力。 第十条公司聘任董事会秘书、证券事务代表后，应当及时公告并向上海证券交易所提交下列资料： （一）董事会推荐书，包括董事会秘书、证券事务代表符合《上海证券交易所股票上市规则》规定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容； （二）董事会秘书、证券事务代表个人简历和学历证明复印件； （三）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议； （四）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。 上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交变更后的资料。 第十一条公司解聘董事会秘书应当有充分的理由，不得无故将其解聘。 董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明原因并公告。董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向上海证券交易所提交个人陈述报告。 第十二条 董事会秘书具有下列情形之一的，董事会知悉或者应当知悉该事实发生后应当立即召开会议决定是否将其解聘: （一）不符合本制度第七条所列的情形； （二）连续不能履行职责达到三个月以上； （三）履行职责存在重大错误或疏漏，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响的； （四）违反法律法规、上海证券交易所相关规定和《公司章程》等，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响的。 第十三条董事会秘书离任前，应当接受董事会的离任审查，将有关档案文秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在离任后持续履行保密义务直至有关信息公开披露为止。 第十四条公司应当建立董事会秘书履职定期评价及责任追究机制，设定与其职责相匹配的考核评价标准，发现董事会秘书未勤勉尽责的，对其进行责任追究；情节严重的，及时更换董事会秘书。 第三章董事会秘书的职责 第十五条董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责： （一）负责组织制订公司信息披露事务管理制度并维护制度的有效执行，办理公司信息披露事务。董事会秘书发现公司信息披露事务管理制度运行存在缺陷或者问题的，应当及时向董事会报告，提出整改建议，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定； （二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，增进投资者对公司的了解和认同，协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通； （三）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务，管理公司股东名册，按照相关规定定期检查持有百分之五以上股份的股东、实际控制人、董事、高级管理人员等持有和买卖本公司股份的披露情况；发现违法违规的，应当督促相关人员按规定整改，并及时向上海证券交易所报告； （四）负责公司信息披露的保密工作，组织制订内幕信息管理制度并维护制度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案，在未公开重大信息泄露时，立即向上海证券交易所报告并披露； （五）应当关注与公司相关的媒体报道、市场传闻，及时核实相关情况，并向董事会报告，提出澄清等符合规定的处理建议，督促公司等相关主体及时回复上海证券交易所问询； （六）组织公司董事、高级管理人员及其他相关人员就相关法律法规、上海证券交易所相关规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；（七）督促董事、高级管理人员及其他相关人员遵守法律法规、上海证券交易所相关规定和《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级管理人员作出或可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向上海证券交易所报告； （八）协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董事、高级管理人员及其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够的资源和必要的专业意见； （九）组织和协调定期报告草案编制工作，督促总裁、财务负责人等高级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规定的内容和格式汇总形成定期报告草案；建议董事会审计委员会召开会议对定期报告中的财务信息进行审核；建议董事长召集董事会会议审议定期报告并披露；在职责范围内，关注定期报告的重大异常情形，并及时开展核实，发现问题的，向董事会报告，提出整改建议； （十）及时汇集公司应予披露的重大事件信息，向董事会报告，并按规定的内容和格式编制临时报告，组织临时报告的披露工作； （十一）负责办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负责暂缓、豁免披露信息的登记、保管和报送工作； （十二）及时汇集属于董事会、股东会职权范围的事项，向董事会报告并提出召开会议的建议；筹备组织董事会会议和股东会会议，负责会议记录工作并签字，确保会议记录如实反映会议情况，确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、上海证券交易所相关规定和《公司章程》的规定； （十三）发现公司的《公司章程》、组织机构设置和职权分配等不符合法律法规和上海证券交易所相关规定的，及时向董事会报告并提出整改建议；发现财务信息、内部控制问题或者线索的，及时向审计委员会报告； （十四）负责管理公司、董事和高级管理人员及相关人员的身份信息，按照上海证券交易所要求办理相关主体信息的填报和维护； （十五）法律法规和上海证券交易所要求履行的其他职责。 第十六条公司董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责，董事会秘书有权参加高级管理人员相关会议，查阅有关文件、资料，了解公司的财务和经营等情况，或者要求公司有关部门、人员对相关事项作出说明。 第十七条公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，制定重大事件报告、传递、审核、披露程序，将董事会秘书履行职责嵌入公司日常经营管理流程，确保董事会秘书及时、准确、全面地获取信息。 董事及其他高级管理人员、公司有关部门应当支持、配合董事会秘书的工作，知悉重大事件、已披露事项进展等情况时，应当按照公司规定及时履行报告义务并通知董事会秘书，根据董事会秘书要求及时提供相关资料，不得拒绝、阻碍或者干预董事会秘书的正常履职行为。公司内部审计机构发现重大问题或者线索的，应当及时向审计委员会报告，并通报董事会秘书。 第十八条董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍或者阻挠的，应当及时向董事长报告，董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会秘书仍然受到不当妨碍或者阻挠的，应当向中国证监会、上海证券交易所报告，并提供受到不当妨碍或者阻挠的证据。 第十九条董事会秘书在履行职责过程中发现公司存在无法按时披露信息，信息披露文件存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏，或者未按规定履行重大事项审议程序等行为的，应当及时向中国证监会、上海证券交易所报告。 董事会秘书按照本制度的相关规定向董事会及其专门委员会提出建议但未被采纳的，应当及时向中国证监会、上海证券交易所报告。 第四章 附则 第二十条 公司董事会秘书候选人、证券事务代表候选人应根据上海证券交易所的规定参加相关培训。 第二十一条本制度未尽事宜，公司应当依照有关法律法规、规范性文件和《公司章程》的规定执行。本制度如与有关法律法规、规范性文件和《公司章程》的有关规定和要求相抵触时，按上述有关法律法规、规范性文件和《公司章程》的有关规定和要求执行。 第二十二条本制度自公司董事会审议通过之日起生效实施，修改时亦同。 第二十三条本制度由公司董事会负责解释。 中财网
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