冀中能源(000937):董事会秘书工作制度（2025年11月）
董事会秘书工作制度 第一章总则 第一条为了促进冀中能源股份有限公司（以下简称“公司”） 的规范运作，充分发挥董事会秘书的作用，加强对董事会秘书工 作的管理与监督，依据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》《股票上市规则》等相 关法律、法规、规范性文件和《冀中能源股份有限公司章程》(以 下简称“《公司章程》”)的规定，特制定本工作制度。 第二章董事会秘书的地位、主要职责及任职资格 第二条董事会秘书是公司的高级管理人员，对董事会负责， 承担法律、法规及公司章程对公司高级管理人员所要求的义务， 享有相应的工作职权，并获取相应报酬。 第三条董事会秘书的主要职责： （一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组 织制定公司信息披露事务管理制度，督促上市公司及相关信息披 露义务人遵守信息披露有关规定。 （二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，协调公司 与证券监管机构、股东及实际控制人、中介机构、媒体等之间的 信息沟通。 （三）组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会、董 事会及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字。 （四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄 露时，及时向本所报告并公告。 （五）关注有关公司的传闻并主动求证真实情况，督促董事 会等有关主体及时回复本所问询。 （六）组织董事、高级管理人员进行相关法律法规、本规则 及本所其他规定要求的培训，协助前述人员了解各自在信息披露 中的职责。 （七）督促董事、高级管理人员遵守法律法规、本规则、本 所其他规定和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、 董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时， 应当予以提醒并立即如实向本所报告。 （八）负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等。 （九）法律法规、深圳证券交易所要求履行的其他职责。 第四条董事会秘书除应符合《股票上市规则》规定的高级 管理人员的任职条件外，还应当具备履行职责所必需的财务、管 理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德。有下列情 形之一的人士不得担任公司董事会秘书： （一）《股票上市规则》规定的不得担任上市公司董事、高 级管理人员的情形； （二）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚； （三）最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或者三次以 上通报批评； （四）不适合担任董事会秘书的其他情形。 第五条公司应当根据相关规定提交董事会秘书候选人的个 人信息、具备任职能力的相关证明。相关证明为下列文件之一： （一）董事会秘书资格证书； （二）董事会秘书培训证明； （三）具备任职能力的其他证明。 第六条公司聘任董事会秘书后应当及时公告，并向深圳证 券交易所提交下列资料： （一）董事会秘书聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文 件，包括符合本规则任职条件、职务、工作表现及个人品德等； （二）董事会秘书个人简历、学历证明（复印件）； （三）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、移动电话、 传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。 上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向深圳 证券交易所提交变更后的资料。 第三章董事会秘书的职权范围 第七条组织筹备董事会会议和股东会，准备会议文件，安 排有关会务，负责会议记录，保障记录的准确性，保管会议文件 和记录，主动掌握有关会议的执行情况。对实施中的重要问题， 应向董事会报告并提出建议。 第八条为强化公司董事会的战略决策和导向功能，董事会 秘书应确保公司董事会决策的重大事项严格按规定的程序进行。 根据董事会要求，参加组织董事会决策事项的咨询、分析，提出 相应的意见和建议。受委托承办董事会及其有关委员会的日常工 作。 第九条董事会秘书作为公司和证券监管部门的联络人，负 责组织准备和及时递交监管部门所要求的文件。 第十条负责协调和组织公司信息披露事宜，建立健全有关 信息披露的制度，参加公司涉及信息披露的有关会议，及时知晓 公司重大经营决策及有关信息资料。 第十一条负责公司股价敏感资料的保密工作，并制定行之 有效的保密制度和措施。对于各种原因引致公司股价敏感资料外 泄时，要采取必要的补救措施，及时加以解释和澄清。 第十二条负责协调组织市场推介，协调来访接待，处理投 资者关系，保持与投资者、中介机构及新闻媒体的联系，负责协 调解答社会公众的提问，确保投资者及时得到公司披露的资料。 组织筹备公司推介宣传活动，对市场推介和重要来访等活动形成 总结报告。 第十三条负责管理和保存公司股东名册资料、董事名册、 大股东的持股数量和董事股份记录资料，以及公司发行在外的债 券权益人名单。 第十四条协助董事及经理在行使职权时切实履行法律、法 规、规范性文件、公司章程等的有关规定。在知悉公司作出或可 能作出违反有关规定的决议时，有义务及时提醒。 第十五条协调向公司其他审核机构履行监督职能提供必须 的信息资料，协助做好对有关公司财务主管、公司董事和经理履 行诚信责任的调查。 第十六条履行董事会授予的其他职权。 第四章董事会秘书的工作程序 第十七条会议筹备、组织： （一）关于会议的召开时间、地点，董事会秘书在请示了董 事长后，应尽快按照《公司章程》及其他有关规则规定的时限、 方式和内容发出通知； （二）关于董事会授权决定是否提交会议讨论的提案，董事 会秘书应按照关联性和程序性原则来决定； （三）需提交的提案、资料，董事会秘书应在会议召开前， 送达各与会者手中； （四）董事会秘书应作会议记录并至少保存十年。 第十八条信息及重大事项的发布： （一）根据有关法律、法规，决定是否需发布信息及重大事 项； （二）对外公告的信息及重大事项，董事会秘书应事前请示 董事长； （三）对于信息公告的发布，董事会秘书应签名确认审核后 发布。 第十九条政府相关部门对公司的问询函，董事会秘书应组 织协调相关部门准备资料回答问题，完成后进行审核。 第五章董事会秘书的办事机构 第二十条董事会秘书负责管理公司资本运营部。 第二十一条公司资本运营部具体负责完成董秘交办的工作。 第六章董事会秘书的聘任 第二十二条董事会秘书由公司董事长提名，经董事会聘任 或解聘。 公司董事、经理及公司内部有关部门要支持董事会秘书依法 履行职责，在机构设置、工作人员配备以及经费等方面予以必要 的保证。公司各有关部门要积极配合董事会秘书工作机构的工作。 第二十三条公司不得无故解聘董事会秘书，解聘董事会秘 书或董事会秘书辞职时，公司董事会应当说明原因。 第二十四条公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一 名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，同时尽快确定董 事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董 事长代行董事会秘书职责。董事会秘书空缺期间超过三个月之后， 董事长应当代行董事会秘书职责，并在六个月内完成董事会秘书 的聘任工作。 第二十五条公司董事会在聘任董事会秘书的同时，应另外 委任一名董事会证券事务代表，在董事会秘书不能履行其职责时， 代行董事会秘书的职责。证券事务代表应当具备董事会秘书的任 职资格。 第七章董事会秘书的法律责任 第二十六条董事会秘书对公司负有忠实和勤勉的义务，应 当遵守公司章程，切实履行职责，维护公司利益，不得利用在公 司的地位和职权为自己谋私利。 第二十七条董事会秘书有以下情形之一的，公司应当自事 实发生之日起在一个月内解聘董事会秘书： （一）出现《深圳证券交易所股票上市规则》4.4.4条所规 定情形之一； （二）连续三个月以上不能履行职责； （三）在履行职务时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重 大损失； （四）违反国家法律、行政法规、部门规章、《股票上市规 则》、证券交易所其他规定和公司章程，给投资者造成重大损失。 第二十八条被解聘的董事会秘书离任前应接受公司董事会、 审计委员会的离任审查，并在公司审计委员会的监督下，将有关 档案材料、尚未了结的事务、遗留问题，完整移交给继任的董事 会秘书。董事会秘书在离任时应签订必要的保密协议，履行持续 保密义务。 第八章附则 第二十九条本工作制度未尽事宜，按照国家的有关法律、 法规、规范性文件及公司章程的有关规定执行。 第三十条本工作制度经公司董事会表决通过之日起生效， 修改时亦同。 第三十一条本工作制度解释权属于公司董事会。 中财网
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